初めてイベンターとしてスタートして、最初にぶち当たるのが、集客関連かと思います。
最初のうちは思ったより集まらないもので、中々イライラしますよね。
場所選びや、チームの管理、出欠の管理などなどあると思いますが、本当は集客だけに集中したいのに、そうはいかないのがイベンターの試練のようなものかもしれません。
なので、できるだけ単純化できるところは、単純化して集客に専念する方が良いので、今回は数ある仕事の中でも出欠確認を単純化するコツを紹介していきたいと思います。
イベンターは忙しいから出欠確認を簡単にしておく必要がある
冒頭でも述べたように、集客に専念したり、お客さんの事を考えたイベントづくりに頭を使う必要があります。
なので、単純化できるところは、どんどん単純化していきましょう。
出欠確認は、最初のうちは紙に書いたりしてる人がいますが、１０人規模なら良いですが、慣れてきて人数が増えてくるとそうはいきませんので、はじめのうちから単純化に慣れておく必要があります。
出欠確認に必要な便利なツール一覧
単純化するには、便利なツールを使うのが一番です。
出欠確認に適している便利なツールを３つご紹介します！
調整さんを利用する
調整さんとは、リクルートが提供する出欠確認や日程調整を簡単に行うことができるツールです。
しかも誰でもログインなしで無料で使うことができる為、とても便利です。
さらに、２５００万人が愛用しておりシンプルなつくりなので、誰でも簡単に扱うことができます。
調整さん＞＞https://chouseisan.com/
Facebookを利用する
Facebookを最大限に利用しない手はありません。
Facebookには、イベント開催するために必要な機能が備わっております。
マイページにログイン後 ⇒ 左メニューにイベントという項目があります。
そこから作成に進み、自分のイベントを設定する事が出来ます。
この便利な機能を知っていても使わない人が多いので、本当にもったいないです。
是非この機会に使ってみてはいかがでしょうか？
参考URL＞＞https://www.facebook.com/help/131325477007622/
Excelを利用する
表計算でお馴染みのExcelを使いこなすと、出欠確認なんてかなり楽に出来ます。
いろんなツールがある中Excelなんて今さら・・・と思うかもしれませんが、実際活動しているイベンターさんの多くは必ずと言っていい程、便利に使いこなしています。
なぜなら、マクロや関数などを使ってカスタマイズする事で、必要なデータをまとめたり、自分が主催するイベントの弱点や、良いところをすぐにデータ化して把握する事ができるからです。
例えば、男女比率やキャンセル率や売上率などを計算して、次のイベントの際の重要なデータを取得したりする事ができます。
ちなみに、マクロや関数なんてわからないという方は、無料のテンプレートを使うようにしましょう。
参考URL＞＞https://forest.watch.impress.co.jp/docs/serial/exceltips/1092609.html
最後に
イベンターはとても仕事が多く、なるべく単純化できるところはツールを使って単純化する方が断然良いので、最初は使い方がわからない所があるとは思いますが、後々便利なので早めに習得するようにしましょう。
自分にあったツールを取り入れて、余った時間で集客やイベントの内容やイベント会場などに、力を使うようにできるので、大変重要な事です。
それともし、イベント会場探しについてお困りの場合は、こちらも合わせてお読みください。
●関連記事 【イベンター必見】参加者に好評なキッチン付きレンタルスペースを選ぶコツ５選！
イベント会場を探すのって結構大変な事で、初心者のうちは、大変苦労するものです・・・参加者に好評な会場の探し方を紹介しておりますので、ご参考までに。
是非、これまで紹介してきた事を前提に、イベントに来て下さる方が笑顔になるような、イベントを開いてみて下さいね！
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